Utiliza el reporting en tu pyme para hacer más con menos

El reporting empresarial (o generación de informes empresariales) es una herramienta importante para cualquier organización en su mapa de ruta hacia el éxito. Los informes no solo aportan datos útiles sobre la situación pasada y presente de una empresa, sino que pueden orientarte para saber hacia dónde avanzar en el futuro y sacar el máximo partido a tus recursos. Tanto si estás haciendo previsiones de futuro, identificando ineficiencias, intentando aumentar la productividad u optimizando procesos, una de tus primeras paradas será consultar tus informes empresariales.

La contabilidad anual es un buen punto de partida, pero hace falta un reporting empresarial más en profundidad

La contabilidad anual puede ofrecerte una visión general útil de cómo ha sido el año anterior de tu pyme, pero para tomar decisiones más inteligentes e impulsar mejoras, necesitas estudiar la información con más nivel de detalle. El reporting empresarial te ofrece la información destacada de manera que puedas ver de forma pormenorizada las áreas críticas y el rendimiento de los distintos cargos clave.

Por otra parte, la contabilidad anual se publica bastante después del fin del año, así que la información que proporciona es antigua incluso en el momento en que se obtiene. Para tomar decisiones más rápidas, tendrás que echar un vistazo a las tendencias y cambios recientes, aspectos en los que es útil contar con una generación de informes empresariales más detallada.

Crea el informe adecuado para el equipo oportuno en el momento idóneo

Para ser útiles y relevantes, los informes se deben centrar en las necesidades únicas de tu pyme. Por ejemplo, puedes buscar entre los indicadores clave de rendimiento (KPI) de tu empresa para ver dónde superas las expectativas y dónde se requieren mejoras. De esta forma, podrás localizar tendencias en dichos KPI, comparar el rendimiento histórico con el actual y detectar patrones subyacentes (y sus posibles causas).

En este aspecto, la agilidad en la obtención de datos es crucial. Los informes se deberían crear frecuentemente para poder dar respuesta a la información y generar cambios inmediatos. Contar con un buen reporting empresarial es esencial para obtener datos útiles que te permitan lograr una toma de decisiones más inteligente y rápida.

La importancia de un reporting preciso trasciende a la organización

Los informes empresariales son importantes para analizar las métricas de atención al cliente y ventas, mejorar la gestión del inventario, optimizar las campañas de marketing y muchos otros fines, pero la generación de informes empresariales no solo ofrece herramientas de análisis crítico: resulta indispensable.

Por ejemplo, los informes financieros son una necesidad legal que requieren los cuerpos reguladores de muchos países. De forma parecida, las partes interesadas, directivos senior y los miembros de la junta directiva suelen requerir también hacer un reporting financiero periódico.

Tipología de los informes empresariales

A la hora de crear informes, deberás valorar qué tipos de informes son los más adecuados para tu pyme. Los siguientes son algunos de los informes empresariales más habituales:

  • Informe de datos. Se trata simplemente de un informe que proporciona información objetiva y datos de contexto sobre una cuestión. Como no es subjetivo, es un buen punto de partida para ofrecer el contexto general de una situación. Algunos informes de datos también son informes explicativos, lo que significa que resaltan la investigación realizada sobre una cuestión concreta, así como la metodología usada para dicha investigación. Un ejemplo de este tipo de informes podría ser el nuestro Stakeholder Impact Report anual.

  • Informe financiero. Todas las empresas deben preparar informes financieros que muestren la salud financiera de la organización, así como su progreso en relación con los objetivos de beneficios. Los informes financieros se pueden preparar para mejorar la toma de decisiones interna o para presentarse a las partes interesadas y cuerpos reguladores. Es importante no olvidar ajustar los informes a la audiencia a los que van dirigidos.

  • Informe de investigación. Los informes de investigación revisten una importancia crítica para las empresas que aspiran a capitalizar nuevas oportunidades. Los informes de investigación se compilan a partir de estadísticas, análisis y la orientación de expertos, y permiten dilucidar cómo puede responder el mercado a nuevos productos o servicios, o cuál es la respuesta óptima de una empresa ante escenarios variables. Por ejemplo, es deseable crear un informe de investigación antes de expandirse a una nueva área geográfica. 

  • Análisis de mercado. Cuando tengas que decidir cuál es la mejor forma de asignar los recursos de tu pyme, querrás tener un informe de análisis de mercado antes de empezar. Por ejemplo, si tu software de inteligencia de marketing predice que un mercado crecerá enormemente, lo más probable es que quieras aumentar tu presupuesto de marketing en esa área.

  • Análisis de tendencias. La capacidad de crear informes que reflejen las últimas actualizaciones puede permitir a las empresas reaccionar rápidamente y aprovechar al máximo las tendencias del mercado Un informe de análisis de tendencias te mostrará hacia dónde se dirige el mercado para que puedas tener mayor impacto con tu marketing. Los análisis también son importantes para el desarrollo a largo plazo, puesto que podrás ver los cambios significativos en términos de demografía y preferencias del consumidor.

5 pasos para mejorar tu generación de informes empresariales

Llegados a este punto, ya sabes qué tipo de informes necesitas crear y para qué fines. Ahora es momento de averiguar cómo obtener los datos adecuados y cómo entregarlos a tu audiencia. A continuación, te ofrecemos algunos pasos que puedes seguir para crear informes que te ayuden a analizar el rendimiento de tu pyme, identificar áreas de mejora y evaluar nuevas oportunidades.

  • Utiliza software especializado para generar tus informes

Aunque es posible hacer informes sin software especializado, vale la pena valorar las enormes ventajas que supone disponer de una solución de este tipo, que se rentabiliza rápidamente gracias al ahorro de tiempo. Herramientas como Sales Cloud de Salesforce democratizan los datos, ya que ya no es necesario ser un experto para visualizar y generar informes con los datos relevantes. Además, la herramienta mejora la productividad de sus empleados y se integra a la perfección con el resto de herramientas de Salesforce.

  • Identifica los datos esenciales para tu pyme

Elige cuidadosamente los valores que te permitan cuantificar el progreso en tus objetivos y el rendimiento de tu pyme. Cuando tengas estas métricas, podrás analizar periódicamente cuál es la situación en tu pyme. En este enlace de Trailhead se muestra abundante información adicional sobre esta cuestión. 

  • Crea una programación uniforme

El valor de un buen informe no solo tiene que ver con su contenido, sino también con su recurrencia. Habrá informes que desearás hacer solo una vez al año o al trimestre, mientras que otras revelarán su máximo valor en intervalos mucho menores, llegando a casos diarios o incluso horarios, para, por ejemplo, algunos informes de venta. Así que cuando generes tus informes, no olvides decidir su recurrencia y prográmalos en tu software para que se realicen de forma automática.

  • Automatiza la recopilación de datos

Y ya que hablamos de automatizar, quizás más importante aún que la automatización de la ejecución de los informes es la automatización de la recopilación de los datos. Esta es una tarea que tradicionalmente resulta tediosa y requiere mucho tiempo, aunque por suerte, la tecnología está de nuestro lado. Es en momentos como estos en que contar con un CRM resulta todavía más valioso. Y es que contar con un repositorio central de datos que puede obtener exactamente los datos deseados te da la opción de obtener informes totalmente actualizados y completos que revelan el estado actual de las operaciones de tu pyme.

  • Visualiza tus datos correctamente

Por último, un complemento de gran utilidad es contar con una solución de visualización de datos como Tableau. Contar con una herramienta de este tipo permite que cualquier usuario pueda convertirse rápidamente en un experto en la visualización de datos, sin perderse en un mar de información difícilmente procesable. Con ella, podrás visualizar los datos de forma mucho más digerible y accesible.

¿Listo para ofrecer los datos útiles importantes?

Una vez que tengas un mapa de ruta para tu reporting empresarial, podrás pasar a generar informes de alta calidad. Céntrate en asegurarte de que tus informes tengan un aspecto atractivo, incluyan la información más relevante y útil, revelen la historia precisa de tu pyme y presenten la información necesaria para tomar decisiones bien fundamentadas para impulsar el éxito de tu empresa.

Para obtener más información sobre cómo puedes llevar a tu empresa a su máximo potencial, hazte con nuestra guía Cinco consejos para la mejora de una pyme que debería conocer. Y para averiguar cómo la digitalización puede poner a tu pyme en el camino hacia un futuro más brillante, descarga nuestro ebook Más rapidez, más inteligencia, más eficacia: los procesos conectados en las pymes.

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