Todo lo que necesitas saber para implantar la Telefonía IP en tu empresa

Cada vez son más las empresas que se deciden a incorporar la tecnología VoIP a su actividad. Este incremento, el cual se está dando en los últimos años, viene de las múltiples opciones y ventajas que ofrece este tipo de tecnología. Las empresas buscan unificar sus comunicaciones a la vez que abaratar costes y facilitar mantenimiento. Aquellas que han hecho el cambio ya han notado una mejora considerable en sus comunicaciones, mayor flexibilidad y un buen nivel de escalabilidad.

Sin embargo, aún hay empresas que se resisten a dar ese paso. Posiblemente, el mayor freno sea la falta de conocimiento en la materia, ya que la tecnología VoIP, o telefonía IP, cuenta con unos términos y un uso que pueden ser totalmente desconocidos para los usuarios de las líneas telefónicas tradicionales.

Desde netelip, queremos aclarar tus dudas en cuanto a dar ese salto cualitativo que supone para tu empresa instalar la tecnología VoIP. Veremos paso a paso, cómo migrar las comunicaciones de tu empresa y que puedas disfrutar de la telefonía IP y de sus ventajas.

Pasos para empezar a trabajar con la telefonía IP

1. Evaluar la red

Lo primero y principal para empezar es evaluar la red de la que dispone tu empresa para hacer uso de la tecnología VoIP. Aquí entran en juego varios factores.

Seguramente, te asalten muchas dudas acerca del ancho de banda, pero lo cierto es que la tecnología VoIP tiene un bajo consumo de la misma. Y si tenemos en cuenta que la mayoría de empresas y hogares cuentan hoy en día con fibra óptica, podemos descartar cualquier tipo de problema y asegurarte que tu ancho de banda es más que suficiente.

Configuración de tu router

Otro factor a tener en cuenta a la hora de evaluar tu línea, es en qué condiciones se encuentran tus equipos de hardware, como por ejemplo el router del que dispones. De hecho, el router cuenta con una serie de parámetros que debemos ajustar para un mejor funcionamiento de la tecnología VoIP.

En ese sentido, es importante revisar que el SIP ALG se encuentre desactivado en nuestro router, ya que este funciona como corta fuegos y puede provocar que nuestra línea IP no funcione correctamente.

De igual forma, es importante que nuestro router cuente con la opción conocida como QoS (Quality of Service), o servicio de calidad. Esta función viene en routers de media y alta gama, y posibilita la mejora en las llamadas, priorizando el tráfico de voz en nuestra red. De hecho, es aconsejable priorizar los paquetes con ToS (Type of Service) con valor ef o valor DSCP 46.

No podemos olvidarnos de los códecs de audio. En netelip usamos por defecto el códec G729, principalmente porque es el que mejor relación calidad y consumo de ancho de banda ofrece. Pero también usamos otros códecs como G722 (HD), G711a, G711u, GSM, ILBC y G723.

Por otra parte, si realmente no conoces mucho sobre este tipo de tecnología y lo que quieres es probarla directamente, en netelip contamos con un servicio de prueba totalmente gratuito de 30 días. Así podrás conocer in situ si tu línea y equipos están preparados para recibir la tecnología VoIP, lo que te permitirá comprobar la calidad de las llamadas y si el sistema cumple con las expectativas que tienes para las comunicaciones de tu empresa.

2. Elegir un dispositivo IP

Una vez analizada la línea, llega el momento de evaluar qué terminales o dispositivos usaremos para comunicarnos mediante nuestra línea VoIP. En este paso tendremos en cuenta varias opciones, ya que la elección vendrá sujeta a la funcionalidad y lo económico que pueda llegar a ser el dispositivo o software.

  • Teléfono IP

Se trata de un teléfono físico, o hardphone, diseñado para que se pueda usar en la transmisión de voz sobre internet (VoIP) y que va conectado al router. En la actualidad existen varias marcas y modelos de este tipo de teléfonos, los cuales cuentan con diferentes funcionalidades. Desde compatibilidad con bluetooth, a teléfonos inalámbricos, pasando por la función BLF, la cual nos permite monitorizar el estado de los agentes.

Además, los teléfonos IP pueden funcionar como auténticas centralitas, ya que es posible el manejo y transmisión de llamadas, e incluso la gestión de múltiples líneas en un solo terminal.

Sin embargo, la adquisición de un buen número de terminales físicos de telefonía VoIP puede suponer un importante desembolso, es por eso que existe la siguiente opción, mucho más económica.

Muchas empresas se deciden por el uso de softphone, o software de llamadas, principalmente por el ahorro considerable frente a los teléfonos físicos. Pero no solamente esa es la razón, ya que este tipo de software cuenta con muchas funcionalidades que lo hacen muy atractivo.

Su instalación es tan sencilla como con cualquier aplicación, ya sea en teléfono, ordenador o tablet. Su coste no suele ser elevado, y cuenta con multitud de herramientas y un alto grado de integración en cualquier equipo y línea. Esta es sin duda la opción que más eligen las empresas actualmente, ya que además podrás realizar videoconferencias, compartir recursos o hacer presentaciones.

En netelip recomendamos Zoiper, un softphone para teléfono móvil, así como para ordenador y tablet. Además, puedes conocer más sobre este tipo de software y cuál te conviene más en uno de nuestros artículos dedicado precisamente a este tema.

En este caso, ni siquiera necesitaremos descargar e instalar una aplicación, ya que lo único que nos hará falta será un navegador web. En netelip disponemos de nuestro propio WebPhone con el que podrás hacer y recibir llamadas desde el navegador web de tu ordenador. Solo necesitarás ingresar en tu panel de netelip con tu usuario y contraseña y hacer uso de esta herramienta desde cualquier equipo o red. Desde nuestro Centro de ayuda, puedes aprender en cómodos pasos cómo configurar el WebPhone con la Centralita Virtual de netelip.

  • Gateways VoIP

Se trata de una opción muy interesante si ya dispones de equipos telefónicos convencionales y te gustaría seguir utilizándolos. En ese caso, lo único que necesitas es un adaptador ATA (Analog Telephone Adaptor) que conecte el terminal telefónico con tu router. De esta manera, tus dispositivos analógicos pasarán a ser VoIP y podrás emplear esta tecnología sin problemas.

Recuerda que si necesitas resolver cualquiera duda en cuanto cuál es el mejor dispositivo IP para ti, puedes contactarnos al 900 525 900 o mediante el siguiente formulario.

3. Escoger el operador VoIP

El último paso es escoger qué operador de telefonía VoIP dará servicio a las necesidades de comunicación de tu empresa. Lo más importante, es elegir un operador que disponga de soluciones avanzadas y con un equipo que te transmita la máxima seguridad y confianza.

Desde netelip te recomendamos nuestra Centralita Virtual como la mejor opción. Se trata de una centralita potente, muy flexible y configurable, y con un alto grado de integraciones de terceros . Además, nuestra Centralita Virtual funciona desde la nube, por lo que no necesitarás ningún aparato adicional que ocupe espacio en tu empresa.

Por qué dar el salto a telefonía IP

Son numerosas las ventajas y beneficios que tiene disponer en tu empresa de la tecnología VoIP. Veamos algunas de ellas.

  • Reducirás los costes

El ahorro es considerable frente a la telefonía tradicional o analógica. Debemos tener en cuenta que la telefonía convencional tiene unos costes variables dependiendo de a dónde y cómo realicemos la llamada. Ya que se necesitará una conexión determinada si por ejemplo llamamos al extranjero, a un fijo o a un móvil, lo que conlleva diferentes tarifas y sobrecosstes.

En el caso de la telefonía IP esto deja de ser un inconveniente. La voz pasa a digitalizarse y se mueve a través de internet, por lo que los costes de llamada serán los mismos a donde quiera que llames, sin importar el país o el tipo de dispositivo.

  • Podrás realizar llamadas simultáneas

Es otra de las ventajas frente a las líneas analógicas. Al poder realizar más de una llamada desde la misma línea no solo estarás reduciendo costes, sino también evitando que tus clientes esperen al teléfono, lo que mejorará mucho tu servicio de atención.

  • Contarás con funcionalidades muy útiles

Con la tecnología VoIP tendrás a tu disposición una serie de funciones de las que no dispones en la telefonía convencional. Como la grabación de llamadas, que podrás almacenar en la nube, el desvío de llamadas, la identificación de las mismas o la respuesta por voz, IVR, que permitirá a tus clientes moverse por el menú telefónico únicamente con decir la opción que desean.

  • Permite mayor movilidad

Gracias a la telefonía IP podrás recibir y realizar llamadas donde quiera que estés. Ya no necesitas un número físico asociado únicamente a tu lugar de trabajo. Con una línea SIP puedes llevarte tu centralita a donde quieras. Lo que también te permitirá hacer llamadas tanto nacionales como internacionales a bajo coste.

  • Mejorarás la atención a tus clientes

Las llamadas serán redirigidas de forma más fácil y rápida. Podrás disponer de varias colas de llamada según las necesidades de cada cliente, lo que evitará largas esperas y la frustración tanto de tu equipo como de tus usuarios.

  • Es una tecnología de futuro

Que el uso de la telefonía IP no para de crecer es un hecho. Ello es debido al crecimiento exponencial que ha tenido internet en los últimos años, lo que ha permitido mejorar las redes y su capacidad. El mayor empleo de esta tecnología se debe también a la digitalización por la que toda empresa que se precie está pasando o va a pasar. Es un paso que tarde o temprano debe realizarse si queremos una mejor atención a nuestros clientes y poder aumentar la productividad. Sin dejar de mencionar el auge del teletrabajo y todas las ventajas que pueden aplicarse a esta forma de trabajar gracias a la telefonía IP.

Asimismo, el coste de mantenimiento de la tecnología VoIP es mucho menor frente a la telefonía tradicional. Sin olvidar que la telefonía IP dispone de un alto nivel de escalabilidad y es actualizada constantemente, lo que impedirá que nuestros sistemas se queden obsoletos.

El CRM: el mejor aliado de la telefonía IP

Ahora que ya sabes lo que necesitas para implantar la tecnología VoIP en tu empresa y cuáles son los mayores beneficios de la misma, debes saber que hay una herramienta que combinada con este tipo de telefonía hará crecer a tu empresa de forma exponencial. Nos referimos al CRM.

Un CRM (Customer Relationship Manager) es un software que integrado con la tecnología VoIP te permitirá gestionar los datos de tus clientes de una manera más cómoda. Incluso muchos de ellos cuentan con inteligencia artificial que hará la mayor parte del trabajo de manera automática por tus agentes.

Pero un CRM tiene muchas más funciones. Podrás hacer un seguimiento de tus clientes y organizar un embudo de ventas, que te permitirá conocer qué necesitan en cada momento y cuál es el momento adecuado para la venta. Lo que te ayudará también a diseñar campañas de marketing efectivas desde el propio CRM.

Cabe destacar, la gran integración de muchos CRM con la mayor parte de herramientas y aplicaciones más comunes y usadas en diferentes ámbitos laborales. Esto permitirá también que todos los departamentos de tu empresa trabajen en una sola dirección y se puedan plantear objetivos factibles de venta y satisfacción para el cliente.

El aumento de la productividad está garantizado, puesto que la mayoría de CRM trabajan en omnicanal, es decir, podrás atender a tus clientes y proveedores mediante más de un medio, como, por ejemplo, email, teléfono, redes sociales o chat, entre otros. Tendrás, por tanto, todas las comunicaciones de tu empresa unificadas en un mismo software, lo que te permitirá gestionar mejor todos los datos y traducirlo en una mayor productividad.

Posiciónate en tu sector

Pero, además, es importante tener en cuenta el posicionamiento que esta tecnología te brindará frente a tu competencia. Usuarios mejor atendidos y objetivos más definidos mejorarán notablemente la relación con tus clientes, lo que aumentará la satisfacción de su experiencia y te preferirán en el futuro para adquirir de nuevo tus productos o servicios.

En la actualidad, existe una gran cantidad de CRM distintos. De hecho, algunos están diseñados y dirigidos a sectores concretos. Como puede ser la hostelería, la gestión de inmuebles o las tiendas de comercio online.

En netelip trabajamos con reconocidos CRM que son totalmente integrables con nuestra Centralita Virtual, y con los que podrás gestionar las comunicaciones de tu empresa de una forma más eficaz. Además, puedes conocer cuál es el CRM que mejor se adapta a tu actividad en uno de nuestros artículos.

 

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