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¿Qué causa la confusión?
Tanto los gestores documentales como los gestores de contenidos:
- Gestionan y almacenan de forma segura los activos digitales.
- Permiten la creación, retención y distribución de contenidos.
- Proporcionan un repositorio centralizado y almacenan la información de forma segura.
- Etiquetan el contenido con un identificador único para permitir una búsqueda flexible y una fácil recuperación.
- Proporcionan seguridad avanzada de la información mediante autenticación, acceso autorizado, cifrado y registros de auditoría.
- Permiten compartir información para mejorar la colaboración.
- Permiten la creación de flujos de trabajo automatizados.
Automatización de procesos empresariales vs. creación y gestión de activos digitales
| Un DMS: | Un CMS: |
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¿Cómo sabes si necesitas un DMS o un CMS?
Ahora que conoces las diferencias básicas entre estas dos plataformas, es hora de averiguar cuál necesitas.
Elige un DMS si quieres:
- Un repositorio central que categoriza, almacena y recupera documentos empresariales, archivos de vídeo y audio, fotografías y dibujos CAD entre otros.
- Flujo de trabajo automatizado para acelerar los procesos de la empresa y ahorrar tiempo y dinero.
- Una solución flexible que puede ampliarse a medida que crece tu empresa.
- Acceso autorizado, autenticación y protección contra ciberamenazas para garantizar la privacidad de los datos de clientes y empleados.
- Permitir a tus equipos crear y colaborar en procesos y proyectos como el procesamiento de facturas, las revisiones de rendimiento, los contratos, el control de calidad y el procesamiento de pedidos mediante funciones como el flujo de trabajo, la firma electrónica, el control de versiones y un registro de auditoría.
- Capacidades de copia de seguridad para apoyar la continuidad del negocio y la recuperación ante desastres.
Elige un CMS si quieres:
- Crear y publicar contenidos web y/o crear una página web en una plataforma fácil de usar.
- Añadir vídeo e imágenes a estas páginas web.
- Utilizar una interfaz gráfica de usuario que les permita, sin mucho conocimiento técnico, editar, publicar y gestionar contenidos.
- Automatizar los flujos de trabajo para coordinar las campañas de marketing y publicidad, y dar difusión para la gestión de las relaciones con los clientes.
Como puedes ver, un DMS y un CMS sirven para fines muy distintos. Crear flujos de trabajo automatizados, proporcionar búsquedas potentes, integrarse con otro software empresarial, ofrecer firmas electrónicas y la creación de formularios electrónicos, y mejorar el cumplimiento normativo son algunas de las funciones más importantes de la gestión documental. Mientras que un CMS está diseñado para la creación, organización, almacenamiento y recuperación de contenidos publicados. Las organizaciones más grandes pueden necesitar ambas soluciones, pero la mayoría de las empresas descubren que una de ellas satisface sus requisitos empresariales particulares.
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