Por cada producto destacado, me comunico con los desarrolladores y los líderes internos, y les pregunto qué características de su último diseño resulta más resaltante. Es por eso que hoy comparto contigo estas 9 prestaciones de GSuite.
CNET: G Suite: todo lo que necesita saber antes de registrarse en la suite ofimática de Google
Algunas de estas funciones están disponibles en la versión gratuita de Aplicaciones Google, pero esta lista es específicamente para las ofertas de soluciones para Empresas de G Suite. De hecho, algunas de estas características todavía están en versión beta, pero eso no significa que no pueda usarlas. En el momento oportuno iremos publicando nuevos recursos y prestaciones de GSuite
Y dicho esto, comencemos a sumergirnos:
1. EDICIÓN DE DOCUMENTOS MS OFFICE:
Esto puede ser un gran ahorro de tiempo. Si desea editar un documento de Microsoft Office como un documento de Microsoft Office, pero desea hacerlo desde G Suite, ahora puede hacerlo.
Además, puede usar las funciones de colaboración de G Suite porque esta capacidad le permite editar, comentar y colaborar en archivos de Microsoft Office usando Google Docs, Sheets y Slides sin tener que preocuparse por convertir los tipos de archivos. Sobre este tema encontrarás más información en el blog de Google.
2. COMPLEMENTOS DE G SUITE:
¿Qué pasaría si pudieras regresar el tiempo una hora cada día?. Una forma de hacerlo es dejar de hacer algo que te consuma una hora de cada día. Según el estudio Make It Work de Google, el 69% de los trabajadores desperdician hasta una hora cada día cambiando de aplicación. Reduce el tiempo invertido en el intercambio de aplicaciones y recuperarás el valioso tiempo para realizar el trabajo realmente productivo.
G Suite ahora tiene una versión beta de complementos que le permite acceder a aplicaciones de terceros como Box, Evernote, Asana, DocuSign, Copper y QuickBooks, directamente desde Gmail con complementos de G Suite. Google considera que los complementos reducen el tiempo que pasas saltando de una aplicación a otra, lo que podría tener un beneficio directo en la cantidad de trabajo que realizas. Regístrrate para la versión beta aquí. Obten más información en esta publicación de blog de Google.
3. HOJAS CONECTADAS
Mi padre siempre creó hojas de cálculo realmente grandes. Para él, era habitual introducir 50 o 100 filas y columnas, todo en una sola hoja de cálculo. Pero hoy, la cantidad de datos disponibles para analizar es mucho mayor. ¿Y si quisieras analizar mil millones de filas? ¿O incluso 10 mil millones de filas?. Normalmente, estaría configurando algún tipo de proyecto de Big Data con herramientas de gestión que se considerarían complicadas y difíciles de usar. Pero gracias a G Suite, esto ya no es así.
Connected Sheets de G Suite es un nuevo tipo de hoja de cálculo que se activa cuando se usa el conector de datos Sheets, lo que permite a los usuarios analizar hasta 10 mil millones de filas de datos en BigQuery sin la necesidad de scripts SQL. Sí, lo dije bien, 10 mil millones de filas. Por eso, damas y caballeros, es por eso que estamos usando la nube. Las aplicaciones de productividad ya no tienen que limitarse a lo que puede ejecutarse en una computadora o servidor estándar. Esta no es la aplicación de hoja de cálculo de mi padre. Regístrate ahora para disfrutar de la versión beta. Obten más información en esta publicación de blog de Google.
4. INTEGRACIÓN DE G SUITE & GOOGLE ASSISTANT
Muchos de nosotros que usamos las versiones para consumidores de Gmail y Calendar estamos acostumbrados a lo útil que puede ser el Asistente de Google. Actualmente disponible en versión beta, Google Assistant ahora se integra con G Suite, específicamente con Google Calendar. Ahora, puedes preguntarle al Asistente cuándo y dónde es tu próxima reunión o reprogramar esa llamada de las 8AM. Obten más información en esta publicación de blog de Google .
5. SUGERENCIAS GRAMATICALES EN DOCUMENTOS
Se hace incómodo redactar un documento en el que tras su publicación detectamos errores. Sobre todo después de escribir, usando excelentes herramientas para ayudar a la ortografía y a la composición de oraciones. Es por eso que cuando entrego mis artículos a mis editores, siempre los reciben con agrado y nunca se frustran con mi escritura.
El punto es que la gramática es más que una simple ortografía. Basándose en la funcionalidad de corrección ortográfica existente, Docs (de G Suite) ahora resalta posibles errores gramaticales y ayuda a los usuarios a corregirlos. Grammar in Docs también incluye una nueva interfaz para revisar todas las sugerencias de ortografía y gramática. Se puede acceder a través del menú «Herramientas» o haciendo clic con el botón derecho sobre las sugerencias resaltadas y seleccionando «Revisar más sugerencias» para ver cada opción y acciones para corregir cualquier error. Obtenga más información en esta publicación de blog de Google.
6. EXPLORE EN DOCUMENTOS, HOJAS DE CÁLCULO Y DIAPOSITIVAS
Una vez has comprobado cómo las sugerencias de gramática pueden ayudar a tus composiciones de Google Docs, verás que funciona como un amigo útil, mirando tu trabajo por encima de tu hombro y haciendo sugerencias. Ahora, ¿qué pasaría si pudieras tener un amigo virtual haciendo sugerencias no solo sobre las palabras que escribes, sino también sobre el contenido y los conceptos en los que estás trabajando? ¿Qué pasaría si tuvieras un asistente que pudiera ayudarte a descubrir tendencias, identificar investigaciones interesantes e incluso mostrarte opciones de diseño?
Esa es la nueva función Explorar y es bastante elegante. Desarrollado por AI, la función Explorar en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, es como tener un investigador profesional, analista de datos o diseñador gráfico a tu lado, con solo hacer clic en un botón. La herramienta te ayuda a descifrar datos más fácilmente y descubrir herramientas de diseño y recomendaciones de investigación y datos para que puedas crear un trabajo significativo más rápido. Obten más información en esta publicación de blog de Google .
7. ENCUENTRA UNA HORA EN EL CALENDARIO
Hace unos meses, hablé en mi blog sobre una solución de hardware para administrar salas de reuniones y ubicaciones compartidas. Para aquellos que necesitan actualizar la disponibilidad de la sala dinámicamente en la misma sala, fue una solución válida (aunque costosa).
Ahora, sin embargo, G Suite ha agregado una programación mejorada al Calendario. Esta práctica herramienta de programación sugiere automáticamente horarios de reunión y salas disponibles según sus preferencias para ayudarlo a ahorrar tiempo. Obten más información en esta publicación de blog de Google. Y no se requiere hardware especial.
8. ACCESO RÁPIDO A DOCUMENTOS
Si has notado algún tema que se repite en nuestra lista de características, es que Google está revelando más información a través de la tecnología de inteligencia artificial.
Esa tendencia continúa en Docs, donde Quick Access usa AI para sugerir archivos relevantes basados en señales como la actividad de Drive e información de tus documentos, para que tengas fácil acceso al material más relevante y actualizado. Obten más información en esta publicación de blog de Google.
9. CONTROL DE VERSIONES EN DOCUMENTOS
En junio, escribí extensamente sobre cómo restaurar un documento después de que varios colegas me escribieron desesperados para que les hablara sobre este tema. Usé la función de control de versiones, con el listado de fechas y horas de ediciones (con nombres personalizados).
Para ello, consulte también la guía: Cómo restaurar su versión original después de que los colaboradores hacen un desastre
Si no está familiarizado con el control de versiones, funciona así: En lugar de examinar las más de 20 ediciones de un documento para encontrar su borrador original, manténgase organizado nombrando versiones específicas de un documento. Simplemente vaya al historial de versiones y haga clic en los tres puntos a la derecha de la versión que desea nombrar. Desde aquí, también puede hacer una copia de esa versión, que es útil para compartir el «antes» y el «después» de su trabajo. Una característica interesante que analiza la publicación del blog de Google es que también puede crear notificaciones para recibir alertas cuando se realizan cambios.
EN RESUMEN:
Aquí tienes pues, nueve características increíbles que deberían aumentar tu productividad y permitirte ahorrar tiempo de manera dinámica.
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