Principales ventajas de la gestión documental para los departamentos de RRHH

Las funciones administrativas de RRHH requieren mucho tiempo y trabajo cuando se realizan en papel o dependen de tecnologías como hojas de cálculo, unidades de almacenamiento comunes y otros programas que no pueden compartir datos con otros sistemas. La sustitución de los procesos en papel por flujos de trabajo digitales permite agilizar funciones que van desde la contratación y la incorporación hasta las evaluaciones de rendimiento.

La sustitución de los procesos basados en papel por su automatización, supone una mayor eficacia en procesos que van desde la contratación y la incorporación hasta la baja definitiva. A ello contribuyen los flujos de trabajo que mejoran la comunicación entre RRHH, directivos y empleados. Este es un breve resumen de algunas de las funciones en las que la digitalización mediante un sistema de gestión documental tiene un impacto significativo.

1. Atender a los empleados a distancia

La gestión digital de documentos asegura los archivos de los empleados en un repositorio cifrado y los protege de usos no autorizados mediante derechos de acceso controlados. Los empleados que trabajan desde casa o en la oficina pueden acceder fácilmente a la información sobre prestaciones, incluidas las cuentas de gastos flexibles, los programas de beneficios de empleado y las solicitudes de vacaciones. Sin embargo, sus registros son privados y seguros. El ahorro de tiempo obtenido gracias a la autogestión de los empleados, se traduce en tiempos de respuesta más rápidos cuando tienen preguntas.

Su equipo de RRHH también puede comprobar el estado de actividades como la revisión del rendimiento desde cualquier lugar y dispositivo. Así, estos procesos nunca se paralizan porque alguien esté trabajando desde casa.

2. Gestión de expedientes de empleados

Una solución de gestión documental se adapta fácilmente a sus políticas y procedimientos corporativos, es escalable segun el crecimiento de su organización, puede adaptarse a sus flujos de trabajo únicos e integrarse con otro software como el de nóminas o su Sistema de Gestión de Recursos Humanos. También alivia el estrés de las auditorías internas o externas de RRHH, los impuestos sobre nóminas y las reclamaciones de indemnización de los trabajadores.

Cuando RRHH publica información, como un nuevo manual del empleado, el software de gestión de documentos facilita la distribución y permite la trazabilidad para confirmar la recepción. Además, los formularios electrónicos y la capacidad de firma digital hacen que la obtención de todas las firmas de los empleados sea más rápida, sencilla y rentable.

3. Contratación de personal

Cubrir vacantes con la persona adecuada es más difícil que nunca. En un mercado laboral competitivo, los salarios y las prestaciones siguen siendo imprescindibles. Sin embargo, a los empleados de hoy en día también les preocupa la cultura de empresa, un trabajo satisfactorio y si el puesto ofrece oportunidades de desarrollo personal y profesional.

Ahora que la mayoría de las contrataciones se realizan por Internet, es importante dar respuestas rápidas si se quiere contratar a los mejores. Un sistema de gestión de documentos envía los currículos a la persona adecuada para su revisión inicial y notifica su llegada activando un flujo de trabajo o por correo electrónico. De este modo, los currículos aptos pueden enviarse rápidamente al responsable de contratación adecuado. La distribución electrónica interna de currículos garantiza que todas las personas que vayan a entrevistar a un candidato tengan acceso a la información. Un proceso automatizado es coherente y repetible, y crea la trazabilidad de todas las actividades de contratación.

4. Onboarding

La competencia por obtener el mejor talento es intensa en estos momentos. Después de dedicar mucho tiempo y esfuerzo a encontrar un candidato cualificado, algunas empresas se están dando cuenta de que aumenta la rotación durante los primeros meses de empleo. El empleado puede sentir que la empresa no le ha preparado para empezar a trabajar con confianza o que su cultura no se ajusta a sus valores.

Los tres primeros meses que un nuevo empleado pasa en una organización, suelen determinar la rapidez con la que se convierte en un miembro comprometido de la plantilla. Algunos nuevos empleados que fueron entrevistados en línea, pueden no haberle conocido a usted o a su jefe antes de empezar a trabajar. La automatización de la incorporación garantiza que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y bien equipados para que sus primeros días en el trabajo sean productivos y sin estrés.

Para asegurarse de que todas las bases están cubiertas, puede crear una lista de comprobación de las tareas necesarias para la incorporación, como el contrato de trabajo, los acuerdos de confidencialidad, los manuales del empleado y los planes de formación inicial. Puede gestionar fácilmente el aprovisionamiento de las nuevas contrataciones para que los empleados dispongan de los ordenadores, monitores y demás hardware que necesitan para empezar a trabajar, e incluso hacer que estos equipos se entreguen en sus domicilios en lugar de en su oficina.

5. Gestión del rendimiento profesional

Con la automatización, puede utilizar formularios en línea para personalizar plantillas de evaluación del rendimiento, establecer fechas de revisión y recordatorios, y capturar y almacenar fácilmente toda la información en el expediente del empleado. Las evaluaciones, los aumentos salariales y los incrementos basados en el rendimiento se racionalizan en flujos de trabajo eficientes que benefician a la empresa y a los empleados que reciben el incremento. Por otro lado, dispondrá de un seguimiento claro y coherente de la documentación que detalla el historial laboral de un empleado en caso de que tenga problemas de rendimiento.

¿Cómo Young Automotive automatizó la contratación y la incorporación de empleados remotos?

Young Automotive Group está formado por 15 concesionarios de automóviles repartidos por el norte de Utah y el sur de Idaho, en Estados Unidos. La empresa necesitaba un sistema de gestión documental para gestionar su flujo de trabajo de onboarding y contratación de RRHH, que era un complejo proceso en papel. Los empleados viajaban largas distancias para completar las tareas de incorporación en las oficinas centrales. Eran frecuentes las frustraciones tanto para el empleado como para la empresa, y el acceso a los documentos era limitado.

Cuando la empresa implantó DocuWare, todos los formularios electrónicos para los candidatos a un puesto de trabajo y los nuevos empleados, se cargaron en su centro de currículums en línea. A continuación, los directivos podían, tras decidir contratar a un candidato, enviarle la carta de oferta automáticamente. Cada formulario activa un proceso de flujo de trabajo automatizado dentro de DocuWare. Ahora existe una comunicación fiable entre RRHH y el empleado; los responsables locales tienen una valiosa información sobre los expedientes de sus empleados al disponer de acceso digital remoto.

DocuWare aumentó la productividad del departamento de RRHH al permitirles controlar el flujo de documentos e información desde una ubicación digital centralizada. Gracias a DocuWare Forms and Workflow, disponen de un proceso integral para capturar la información de los empleados durante el onboarding, crear los documentos deseados para su procesamiento y realizar las tareas clave necesarias para que éste sea un proceso eficaz y predecible para todos los empleados remotos.

En el entorno actual, las empresas ya no pueden permitirse ralentizar los procesos. Esto es especialmente importante en los departamentos de RRHH. La digitalización de los procesos relacionados con los currículos, las solicitudes, los formularios de incorporación, los informes de nóminas, los formularios fiscales y las evaluaciones de rendimiento, ahorra tiempo y reduce el gasto. Es un componente esencial que libera al personal de RRHH de las tareas rutinarias y le permite asumir nuevas responsabilidades sin estrés adicional.

En un artículo de la firma Gartner, se explica en qué se centrarán los departamentos de RRHH en 2023. Una encuesta reciente realizada a 800 líderes de RRHH, estos identificaron la experiencia del empleado como una de las 5 principales prioridades de sus departamentos en 2023. Cuando los procesos de RRHH funcionan sin problemas, la satisfacción de los empleados puede aumentar exponencialmente.

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