Así se saca ventaja de la gestión documental electrónica en su empresa – Valora Analitik

Por simplicidad, agilidad, oportunidades y economía las organizaciones hacen el proceso de migrar sus documentos a una sola plataforma electrónica.

Sí, la transformación de todos los procesos de facturación y contables cada vez son más evidentes. La DIAN hoy exige y penaliza a quienes no contemplan un modelo de facturación electrónica, no han migrado hacia la nómina electrónica, no siguen de manera atenta su exigencia de activar un buzón tributario, han olvidado la obligatoriedad de cambiar las antiguas cuentas de cobro o documentos equivalente por documentos soporte electrónico, o, en el menos peor de los escenarios, el no poder acceder al título valor. La falta de alguno de estos definitivamente tira por la borda un modelo de gestión de negocio que beneficia a cualquier tipo de empresa sin importar su tamaño.

Si se preguntan, ¿qué tiene que ver todo esto con la unificación de servicios o procesos, dentro de una misma plataforma? La respuesta es enfática:  simplicidad, agilidad, oportunidades y economía dentro de los diferentes niveles empresariales.

En el mercado hay diversas opciones, proveedores tecnológicos para todo tipo de empresas y sectores económicos; sin embargo, no todos han seguido el ritmo que propone y promueve la DIAN. Muchos se han especializado en uno o dos servicios, y han dejado de lado una opción integral donde converjan todos los servicios.

Entre las empresas en Colombia que le atinan a una dinámica completa y robusta para dar solución a estos servicios está Facturatech, cuya oferta contempla todos los servicios en documentos electrónicos, camina o trabaja en la misma dirección de la entidad de regulación fiscal y su compromiso con la transformación electrónica, es evidente.

¿Pero cuáles son estos servicios que deben ser unificados?

Facturatech recomienda que los siguientes procesos, por cuestión de optimización y mejor práctica, deberían, sin duda, estar bajo una misma plataforma:

  • Emisión de facturas electrónicas.
  • Recepción de facturas electrónica o buzón tributario
  • Documento soporte de nómina electrónica.
  • Documento de soporte electrónico.
  • Título valor.
  • Radian.

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“Debido a la cantidad de cambios en los procesos que conlleva el nuevo ecosistema electrónico, el soporte y acompañamiento que ofrecen las empresas de tecnología ante los mismos procesos y ajustes, es vital, por lo tanto, es importante contar  con el respaldo de una compañía que más allá de proveer un servicio, sea su aliado.  En nuestro caso, no solo puede una empresa gestionar todo dentro de una misma plataforma, sino que también pueden tener la plena certeza de que estamos presentes durante todas las etapas de los procesos, con el fin de optimizar los recursos empresariales, evitar pérdida de tiempo, y aportando un valor humano al servicio”, expresó Caren Contreras, gerente de marca y experiencia de Facturatech.

La unificación de todos los procesos dentro de una misma plataforma debe suponer además un respaldo y seguridad continua; el tener los procesos en diferentes canales o plataformas supone un riesgo no solo a la hora de ejecutar los documentos electrónicos por la cantidad de información dispersa, sino también por la poca confianza y respaldo que se evidencia por parte de los diferentes proveedores.

Por ejemplo, el tener una plataforma para emitir el facturas electrónicas, otra para el buzón tributario y no tener desde este un acceso al TÍTULO VALOR, evidencia una desventaja dentro de los procesos ya que aunque los tres proveedores sean excelentes, obligan a gestiones separadas y con modelos diferentes que significan tiempo y dinero para una empresa. Estos procesos podrían ser mucho más prácticos y económicos si se realizan en un mismo lugar.

Es vital que comprenda que una plataforma integral, que permita la gestión de todo el ecosistema de documentos electrónicos, es la única garantía que tiene un empresario, emprendedor o profesional, de cara a las nuevas tecnologías y reglamentos que hoy exige y seguirá exigiendo la DIAN. Elegir una plataforma robusta y comprometida con el cambio y alineada con los objetivos de la DIAN, es la mejor alternativa para la gestión ideal del negocio o empresa, y actualmente Facturatech es de las pocas compañías alineadas con la dirección y objetivos de la entidad fiscal.

“Como compañía experta en documentos electrónicos, estamos llamados a ofrecer claridad y entregar la mejor recomendación para los empresarios del país, de manera que puedan elegir con argumentos, pensando siempre en el mejor escenario para tu empresa”,  concluye Contreras.

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