La transformación digital en la gestión de proyectos

«Comience con algo pequeño, piense en grande …», dijo Steve Jobs una vez, y nada podría ser más cierto en aras de la transformación digital. Transformar una empresa nacida antes de la era digital. La diferencia es clara, entre una empresa atrapada con anticuados sistemas IT, operando con procesos manuales, a una que utiliza tecnología de última generación. Puede parecer una tarea insuperable, y si  a esto sumamos un alcance de proyecto defectuoso, entonces se transformará en imposible.

Pero pequeños cambios, promovidos en cortos plazos, pueden tener un gran impacto en tu negocio, persuadiendo a la alta gerencia, sobre el hecho de que tener un plan de transformación digital, especialmente en lo que respecta a los precios, no es solo una buena idea: es absolutamente crucial para la supervivencia a largo plazo. Nadie puede darse el lujo de quedarse atrás. No te equivoques: la transformación digital puede ser costosa y dolorosa a corto plazo, pero si deseas ser parte del futuro digital compartido, entonces la innovación continua y la modernización de los sistemas de TI son esenciales para tu negocio.

 

Las claves para un proyecto exitoso:

Objetivos tangibles y a corto plazo:

Cada cálculo de precios en transformación digital necesita métricas y una línea de tiempo sólida para medir el éxito. Pero, ¿qué medir? ¿Ahorro de costos, ingresos, mejor desempeño de los agentes, satisfacción de empleados y clientes?. La respuesta breve es: debe medir lo que sea más importante para la gerencia de tu empresa. Para saber exactamente a qué nos referimos, la gerencia debe ser incorporada (y en algunos casos, «arrastrada») al proceso de planificación del proyecto de transformación digital y consultada -en todo momento- para enfocar y aclarar los resultados esperados.

Los indicadores KPI deben ser simples y fácilmente medibles, para evitar confusiones y malas interpretaciones. Los objetivos más grandes deben desglosarse en grupos más pequeños, del tamaño de un «bocado». Si te preguntas si tus objetivos son lo suficientemente simples,  plantéate la siguiente inquietud: “¿Lo entenderían los trabajadores de mi empresa que no son de TI ?”. (si la respuesta es NO, vuelve a simplificar aún más los objetivos).
La evaluación comparativa externa puede ser útil, pero al formular tus KPI, busca siempre la simplificación, resaltando aquello que es realmente importante para tu organización y sector industrial.

Cultura:

Pensar que los desafíos de la transformación digital residen únicamente en la infraestructura y las aplicaciones sería un error. De hecho, este suele ser el pensamiento fácil. Como suele ocurrir con cualquier tipo de cambio organizacional, la mayor barrera radica en la cultura de la empresa. Deberás transformar a los empleados y equipos reactivos, inflexibles en innovadores y dinámicos recursos, centrados en el cliente, ansiosos por la mejora continua. La cultura de tu empresa es lo que la llevó a donde está hoy, pero si está escrito en piedra, también la dejará allí.

¿Cómo puedes influir en este cambio de cultura colectiva y la mentalidad de los colaboradores?. Comienza con el tono en la parte superior: menos empuje, más pasión, menos gestión, más liderazgo. La alta gerencia debería hablar en términos de mejorar la colaboración en toda la empresa; eficiencia de cargas de trabajo, aumentar la agilidad; y reinventar el desarrollo, la entrega y la operación de TI. Incluso el diseño de la oficina puede reconsiderarse para fomentar una mayor inclusión, compromiso y apertura. Es importante fomentar una mentalidad empresarial en todo el personal y esto implica que la experimentación y un cierto nivel de manejo de situaciones de posibles fracasos, se fomenten activamente en la búsqueda de generar nuevas capacidades y resultados.

Por supuesto, debes ser sensible al impacto emocional que puede tener el intento de cambiar la cultura de la empresa en los empleados: la resistencia es una respuesta natural. La clave es enfatizar que los rasgos existentes han sido responsables del éxito hasta la fecha y que no se trata de «sacar lo viejo,  introducir todo nuevo». En cambio, es una introducción paulatina de nuevas formas de pensar, que complementan los rasgos existentes y el patrimonio de la empresa. Esto será una píldora más fácil de asimilar.

 

Capacidades del personal:

Para que cualquier proyecto de transformación digital sea un éxito, necesita un equipo de alto calibre, dirigido por un gran CIO (Chief Information Officer). El CIO debe ser un pionero digital ambicioso con un impulso feroz para crear nuevas eficiencias y destreza digital en todos los niveles de la organización. Ha habido un aumento del 60% en las habilidades tecnológicas requeridas para todos los roles que no son de TI en los últimos cuatro años, por lo que la transformación debe llegar mucho más allá del departamento de TI.

Un CIO debe alejar la TI de los sistemas de mantenimiento y soporte y hacia la configuración de la estrategia comercial general, a través de la gestión de proyectos de transformación digital. Un gran CIO impulsará la transformación digital al revitalizar los sistemas heredados (o extraer y reemplazar cuando sea necesario) para habilitar nuevas tecnologías y eliminar la complejidad. Aumentará la toma de decisiones complejas, la resolución continua de problemas y el reconocimiento rápido de patrones, desglosando los silos de habilidades y reorganizando a los trabajadores de TI en equipos multidisciplinarios orientados a los resultados, más centrados en los objetivos globales deseados, no en pasos específicos de desarrollo.

El CIO ya no es predominantemente una persona técnica: una comprensión amplia de las necesidades del mercado, la industria y los clientes es posiblemente incluso más importante que la destreza técnica. Después de todo, muchas ofertas de SaaS, basadas en la nube, se pueden adquirir y operar sin ninguna ayuda de TI.

Los líderes de recursos humanos, junto con los CIO, necesitan nuevas estrategias de contratación, en una empresa que está experimentando una transformación digital. Los conjuntos de habilidades especializadas, por ejemplo, para las pruebas iniciales, a menudo solo se necesitan por períodos cortos de tiempo. Agregar nuevos empleados de tiempo completo a la nómina podría ser innecesario en estos casos. De hecho, los CIO pueden desear aprovechar al máximo los ecosistemas de talentos externos como socios comerciales, proveedores, empresas nuevas, académicos o practicantes.

 

Ganar la confianza y disponer de presupuesto:

La transformación digital y el crecimiento empresarial van de la mano: cuanto mayor sea la alineación entre los objetivos del negocio y los procesos de innovación tecnológicos, mejor será la aceptación y mayor será el presupuesto aprobado con estos fines. Para lograr dicha alineación, la comunicación y la colaboración entre TI y la alta gerencia pasan a ser un elemento crítico. La interacción debe tener lugar en cada etapa, desde el proceso de planificación de los distintos proyectos, hasta todas las reuniones clave, de proyectos tradicionales y de ciclo continuo.

Debe transmitirse un mensaje claro a la alta gerencia de cuáles son los elementos que constituye el éxito o el fracaso, y los CIO deben moderar las expectativas más amplias. La transformación digital lleva tiempo, cuesta dinero e invariablemente habrá cierto desplazamiento del alcance. Las empresas que experimentan tales procesos deben procurar cambiar la mentalidad de servicio por una mentalidad de inversión, donde el dinero gastado hoy = dinero que se recuperará mañana.

Poner en marcha proyectos de transformación digital con trazabilidad de inversión a pequeña escala, puede tener un impacto directo demostrable en el ROI y el potencial de convertirse rápidamente en autosuficiente. Esto aumentará la confianza y la aceptación y disminuirá el escepticismo y la fricción en las primeras etapas.

 

Los desafíos y riesgos de la transformación digital:

La transformación digital contempla la automatización de procesos a velocidades más rápidas de las que podemos concebir hoy. Pero esto también conlleva riesgos inherentes: cuando, por mala gestión, los errores se extrapolan procesos automatizados, también se repiten, una y otra vez, en cascada con resultados potencialmente catastróficos. La digitalización aumenta el riesgo, eliminando la capacidad de control de los líderes del proyecto, especialmente de aquellos que por no estar debidamente capacitados no puedan llegar a comprender estos sistemas, que en algunos casos pueden resultarles increíblemente complejos.

La privacidad también es un problema importante. Los consumidores buscan cada vez más proteger sus datos y están preparados para tomar medidas, a veces legales, para hacerlo. Retirarse de las redes sociales es una tendencia actual visible que simboliza el miedo generalizado a las violaciones de la privacidad. El panorama está evolucionando continua y rápidamente en esta área y los gobiernos están preparados para intervenir con nuevas regulaciones.

Sin embargo, independientemente de estos desafíos, con mucho, el mayor riesgo para tu empresa es el riesgo de no hacer nada. Aquellas empresas que no estén dispuestas a promover un plan de transformación digital, finalmente se volverán redundantes y obsoletas. Su extinción es solo cuestión de tiempo.

 

La plataforma de gestión de proyectos:

Disponer de una adecuada plataforma de gestión de proyectos como Zoho Project, permitirá que todos los colaboradores puedan interactuar de manera dinámica, consultando dinámicamente sus responsabilidades, introduciendo datos de su gestión diaria.
Una plataforma en la que puedas controlar en todo momento el Presupuesto, el Alcance y el Tiempo de los proyectos, así como los objetivos de corto, mediano y largo alcance y las distintas tareas y responsables asignados para cada una. Con lo que tendrás siempre a mano una serie de indicadores (KPI) con los que presentar y a la gerencia, prácticamente en tiempo real los niveles de avance.

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