Firma de Email: Cómo mejorar la experiencia del Cliente

Una firma de correo electrónico no es solo una simple información del remitente. Representa todo lo relacionado con el fortalecimiento de tu marca y la generación de más clics en tu sitio web, base de conocimientos, blog y páginas de las redes sociales de tu empresa. A pesar de estar siempre al final, las personas somos curiosas por naturaleza y siempre queremos saber más acerca de quién nos está enviando mensajes.

El objetivo de este artículo es demostrar, clara y objetivamente, cómo una firma de correo electrónico HTML personalizada puede ayudar y otorgar mayor credibilidad a tu equipo de soporte. Este es un desafío para cualquier empresa, saber cómo mejorar los detalles de presentación de tu equipo de soporte hacia el cliente, puede ser la línea divisoria entre el éxito y el fracaso de una organización.

Un estudio realizado por American Express (NYSE: AXP), Customer Service Barometer 2017, muestra que los consumidores compran más de compañías que tienen un servicio de atención al cliente rápido y efectivo. Los consumidores en los Estados Unidos dijeron que están dispuestos a gastar un 17% más para hacer negocios con compañías que ofrecen un servicio excelente en comparación con el 14% en 2014.

Este estudio demuestra que una buena relación con el cliente es la clave para vender más. Se trata de una adecuada estrategia en todos los canales de servicio, y los tickets de soporte que se envían por correo electrónico cada día no distan de esta realidad. Una firma de correo electrónico bien diseñada puede ser utilizada como una herramienta para mejorar la experiencia del cliente.

 

Canal de Soporte Email:

Hoy en día, el servicio a través del correo electrónico es el principal medio de comunicación entre las empresas y sus clientes, ya que los correos electrónicos son omnipresentes y directos. Otros canales, como las redes sociales, los chats y los videos están creciendo, pero aún están lejos de sustituir el canal de comunicación de los correos electrónicos.

Como ejemplo, imagina que tu empresa responde un promedio de 100 tickets por semana: este es un número pequeño, considerando que el segmento principal de Zoho Desk incorpora clientes con más de 50 usuarios, pero para simplificar las cosas, establezcamos como línea base el número en 100 casos.

Haciendo algunos cálculos rápidos tenemos: (100 x 5 días por semana) x 4 semanas en un mes.

¡Eso es 2,000 casos contestados al mes!

Mirando estos 2000 mensajes / mes, hace evidente el potente canal de promoción que tienes en tus manos, lo que puede representar una excelente oportunidad de crecimiento, gestionado de manera simple a través de los agentes de soporte.

Además de la posibilidad de incluir enlaces e imágenes en tus mensajes de forma segura, una firma HTML de correo electrónico tiene otros beneficios, como aumentar la confianza y la credibilidad de tu marca. Y, también ampliar la visibilidad y familiarización de tu imagen y tu slogan, ya que permite la inclusión de tu logo.

Echa un vistazo a esta firma de correo electrónico que te compartimos como ejemplo:

 

  • Resaltamos el número de teléfono: puede hacer esto para los departamentos o agentes que asisten a los clientes de alta prioridad.
  • Enlace al blog y al sitio web: es común que los clientes deseen saber más sobre las últimas noticias de la compañía en ese momento.
  • Enlace a la base de conocimiento: muchos clientes prefieren resolver sus problemas por sí mismos.
  • El logotipo de la empresa o una foto de la cara del agente: esto hace que el servicio sea más personal.
  • Enlaces a redes sociales.

Por lo tanto, es crucial dedicar tiempo y esfuerzo a crear una firma de correo electrónico que refleje tu marca, del mismo modo que dedicarías tiempo y energía a crear otro material de marketing y demás elementos promocionales de tu empresa.

Nota: En Zoho Desk, puedes ver cuántas entradas se envían por día, semana y mes. Esta es una excelente oportunidad para involucrar a los agentes de forma dinámica mediante el uso de la firma del correo electrónico.

 

Complemento para Firmas en Zoho Desk

Existen muchas formas de crear una firma, pero si tu empresa tiene un equipo de soporte modesto, es probable que desees utilizar un administrador de firmas de correo electrónico para hacer tu trabajo más cómodo y ahorrar tiempo. La extensión Bybrand para Zoho Desk facilita esta tarea. Puedes utilizar todo el potencial del servicio, que va más allá de la integración y resulta muy versátil para los agentes de Zoho Desk, desde donde puedes actualizar las firmas de correo electrónico con un solo clic.

 

Informar sobre actualizaciones críticas

Es común, en las empresas que toman en serio el servicio, notificar al cliente de cualquier anomalía o mejora. Con Bybrand Campaigns, puedes retransmitir publicaciones y/o anuncios importantes junto a la firma de correo electrónico de cada agente y realizar cambios globales sin necesidad de cambiar la firma del correo electrónico personal. El cambio de anuncio se realiza solo una vez, directamente por Bybrand y actualizado en todas las firmas. Esto resulta especialmente útil en segmentos de clientes con muchos agentes. Traduciéndose en un importante ahorro de tiempo.

 

Anuncio en una firma con Zia Launch (esto es solo un ejemplo, no representa la firma original de Zoho).

 

Trabajando con Bybrand

Bybrand Assets es una manera de trabajar de manera más eficiente con las imágenes que aparecen en la firma, que incluye logotipos, iconos o fotos de las caras de los empleados. La ventaja del recurso es la posibilidad de cambiar el contenido de la imagen sin cambiar la URL de la firma. Esto significa que puede realizar acciones de cambio de marca con poco esfuerzo, por ejemplo. Aquí hay algunas ideas:
– Añadir una celebración de aniversario en la empresa o el logotipo.
– Cambiar los colores de los iconos sociales.

 

Conclusión

Los gerentes y los gerentes de equipos de soporte están buscando formas de estandarizar la comunicación por correo electrónico para los agentes. Bybrand lo hace más fácil y ahorrarás tiempo. Además de la extensión Zoho Desk, Bybrand también se integra con Bitly y Google Analytics. Juntos, estos dos jugadores son útiles en caso de que desee monitorear los clics realizados en los enlaces en la firma del correo electrónico o monitorear qué firma es la más comprometida. Los correos electrónicos tienen un potencial increíble, pero no se limitan al marketing por correo electrónico.

Cuando considera la cantidad de correos electrónicos que envía diariamente, no es difícil entender por qué las firmas de correo electrónico son tan poderosas, mucho más de lo que la gente podría imaginar.

 

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