Trabajar en la nube, es decir, tener todos tus archivos almacenados en servidores y servcios Cloud (SaaS), en lugar de tenerlos en un servidor onpremise (en casa), en tu PC o en una memoria externa, conlleva una serie de ventajas que nos gustaría que conocieras. Las grandes y medianas empresas lo implantaron hace años y ahora es el momento de que tú también puedas sacar partido de la tecnología Cloud.
1. Informa y entrena a tu equipo
Una de las mayores ventajas de trabajar en la nube, es que todos los miembros de tu equipo pueden estar trabajando en un mismo proyecto desde cualquier parte, ya sea desde la oficina, sus hogares o la parte más remota del planeta.
Esta metodología de trabajo implica un periodo de adaptación y formación del equipo. Comienza por integrar en la nube las tareas más sencillas e involucra al equipo en esta nueva forma de trabajo.
Aunque trabajar en la nube sea más rápido y sencillo, cada miembro del equipo debe responsabilizarse de subir y compartir toda la documentación en la nube, así como mantener sincronizados sus dispositivos con el resto de compañeros.
2. Elige solo las aplicaciones más necesarias
Existe en la Web cientos de aplicaciones con teconología cloud para trabajar en equipo. Estas aplicaciones son muy útiles, pero si se utiliza una para cada tarea, puede que al final en vez de mejorar la productividad, el equipo se acabe haciendo un lío.
Elige aquellas aplicaciones que sean más completas y con las que tu equipo se sienta más a gusto. Para saberlo, haz uso de las pruebas gratuitas que estas aplicaciones suelen ofrecer.
3. Gestionar a tu equipo desde la nube
Gestionar un equipo es una de las tareas más complicadas a las que se enfrenta a una persona en su vida laboral, y más aún cuando tiene entre manos varios proyectos a la vez.
Si es tu caso, estás de suerte, por que a día de hoy tienes a tu disposición numerosas aplicaciones cloud pensadas para gestionar mejor a tu equipo: sus habilidades, funciones y tareas, tiempos de ejecución y niveles de productividad.
4. Elige un proveedor de servicios cloud seguro
Aunque tengas algunas aplicaciones que te permitan almacenar datos, te aconsejamos contratar un servicio cloud seguro y en exclusiva para tu empresa, en el que puedas almacenar cualquier documentación privada sin ningún tipo de riesgo.
Con las Soluciones Cloud de Comunicarme.com, dispones de una conjunto de aplicaciones seguras y escalables, ajustadas a tus necesidades de trabajo y almacenamiento.
5. Conoce tu Cloud como la palma de tu mano
Con la proliferación de marcas, siglas y acrónimos que algunas empresas ponen a sus servicios cloud, en ocasiones resulta complicado saber bien cómo es y qué te ofrece tu nube. Por este motivo es importante saber dónde se encuentra la nube y, sobre todo, con vistas al cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos: quién, cómo y cuándo se puede acceder a los datos almacenados por tu proveedor cloud.
6. Protege la seguridad de acceso
Ya sea mediante contraseñas o sistemas de autenticación de doble factor, debes poner especial cuidado en los accesos al cloud de tu negocio, ya que no todos los miembros del equipo necesitarán conocer y tener acceso a la misma información.
El trabajo colaborativo y en red permite acceder al cloud desde cualquier dispositivo. Esto puede resultar un tanto peligroso para la seguridad de tus archivos, por lo que limitar el acceso a ciertas carpetas importantes puede ser vital para tu negocio.
7. Haz siempre «backup» de tus archivos
Cada vez más empresas y usuarios almacenan datos en la nube: Contactos, informes, contratos, emails, documentos, fotos, vídeos… Esta información es muy sensible y se deberían hacer copias de seguridad frecuentes o contar con nubes redundantes que permitan recuperar la información y la actividad ante una eventual catástrofe, una caída de servicio, o un robo de identidad…
8. No des más datos de los necesarios
Cuando se trabaja con aplicaciones en la nube, cualquier seguridad es poca.
Rellena solo los datos estrictamente necesarios para poder disfrutar de un servicio o producto en la nube. En el caso de que te pidan información complementaria, debes saber con qué finalidad pretenden utilizarse esos datos, ya que cualquier uso para una finalidad distinta exigirá tu consentimiento informado o autorización por ley.
9. Trabajar en la nube desde tu smartphone
Cada día más aplicaciones te permiten trabajar con tu equipo desde tu teléfono móvil. La mayoría se sincronizan con el resto de dispositivos, ordenadores y tablets, y funcionan de maravilla. Echa un vistazo a este artículo sobre cómo proteger tu smartphone de virus y malwares, te vendrá muy bien a la hora de evitar cualquier problema de seguridad.
10. Disfruta de la nube
Cuando te pases a la nube, si es que aún no lo estás, disfrutarás de todas sus ventajas y descubrirás un sinfín de aplicaciones con las que mejoraras tu rendimiento y el de tu equipo, y pondrás en forma tu creatividad. Estas aplicaciones en línea te permiten realizar multitud de tareas empresariales desde tu PC, tablet o smartphone, como Gestión de Proyectos, Facturación Online, Gestión de Incidencias y Peticiones, Ofimática Online, Gestión de Ventas y Clientes, entre otras.
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