Sala de conferencias: la mejor herramienta para las reuniones telefónicas de tu empresa

En un contexto como el actual, en el que el teletrabajo ha ganado una gran notoriedad, las reuniones en remoto son un recurso más que útil para esta forma de trabajar. Una de las funcionalidades que ofrece la Centralita Virtual de netelip es la sala de conferencias, desde donde podremos establecer una reunión telefónica de manera rápida y fácil.

En qué consiste y cómo funciona

La sala de conferencias ofrece la posibilidad de acceder a reuniones telefónicas entre miembros de una misma empresa e incluso invitar a alguien externo a ella. La sala siempre está disponible, solo es necesario pulsar la extensión *98 desde el teléfono para acceder a ella.

El número de participantes que pueden acceder a la sala es un máximo de 30 personas. Además, también pueden acceder personas ajenas a la empresa, como clientes o colaboradores. Imaginemos pues, que un cliente solicita una reunión telefónica con una o más personas de tu negocio. Para ello, solamente deberás proporcionarle el número directo a la sala, el cual se establece previamente desde la Centralita Virtual. De esta forma, el cliente entrará directamente a la sala de conferencias sin necesidad de que alguien atienda su llamada antes. Si bien, se puede configurar la opción de marcado por IVR para que el cliente sea redirigido a la sala al marcar la opción conveniente.

Funciones de la sala de conferencias

Desde el panel de la Centralita Virtual de netelip, también existe la posibilidad de crear una contraseña de acceso a la sala de conferencias. Lo que resulta muy útil si solo se quiere usar esta forma de reunión remota con determinados empleados de la empresa o dentro de un departamento concreto. Si quieres establecer una reunión con un grupo específico de personas, solamente deberás proporcionarles la contraseña y la hora a la que hablaréis.

Por otra parte, también es posible configurar la sala de conferencias para conocer el número de participantes que hay en ella previo al acceso, así como sus nombres. Estas dos opciones se habilitan desde el panel de la Centralita Virtual. Desde donde también es posible activar música de espera, que sonará antes de acceder a la sala de conferencias.

Otra de las opciones que ofrece la sala de conferencias es la posibilidad de grabar una reunión. Este servicio debe ser contratado previo a su uso. Las grabaciones pueden ser guardadas mediante el almacenamiento en la nube que ofrece netelip, conocido como vDrive. Esta opción es muy útil para repasar o buscar los puntos más importantes de una reunión, o para dejar constancia de lo que se ha hablado.

Las ventajas de contar con una sala de conferencias telefónica

  • La sala de conferencias permite establecer reuniones mediante telefonía IP. Por tanto, si se dispone de teléfono físico, no será necesario descargar o instalar un programa de llamadas o acceder a un navegador web para establecer la comunicación. Esto ahorra bastante tiempo a la hora de poner de acuerdo a varias personas para reunirse. Ya que se evitan problemas técnicos que puedan surgir con las diferentes aplicaciones de videollamada, la conexión a internet que tenga cada uno de los participantes o la calidad del audio de sus equipos y auriculares.
  • Se puede acceder desde cualquier parte del mundo. No importa donde estén los miembros de tu equipo. Podrán entrar a la sala de conferencias simplemente marcando la extensión necesaria.
  • No tiene ningún coste adicional para los números telefónicos que estén conectados a la centralita.
  • Otra de las ventajas de la sala de conferencias es que se pueden evitar desplazamientos innecesarios para la reunión. Lo que permite ahorrar combustibles y minimizar nuestra huella de carbono.
  • Los asistentes a la reunión obtendrán un considerable ahorro de tiempo al no tener que desplazarse y podrán dedicarlo a otra tarea. Esto les permitirá un mayor rendimiento laboral y mejorar la conciliación si están teletrabajando desde casa.
  • Los números ajenos a la centralita no necesitan tener acceso a internet para entrar a la sala de conferencias. Lo único que se necesita es un teléfono y marcar el número de acceso previamente proporcionado si es alguien externo a la empresa. Haciendo así más fácil el uso de reuniones telefónicas con nuestros clientes o colaboradores.
  • No requiere ninguna inversión adicional en la compra de software de videollamada o la suscripción al mismo. Lo que supone un ahorro a tener en cuenta a final de mes.

Cómo sacarle el máximo partido a la sala de conferencias

Una opción muy útil es promover el uso de la sala de conferencias entre los empleados de tu equipo para que sea una práctica habitual. De esta manera, será mucho más fácil mantener, por ejemplo, una reunión rápida sin necesidad de trastocar el ritmo de trabajo de tus compañeros y de las tareas que estén realizando.

También puedes ofrecerle la opción de conversar en la sala de conferencias a tus clientes más habituales. De modo que, si soléis hablar de forma asidua el mismo día y hora, solo haga falta entrar directamente en la sala como hacéis cada semana para mantener la reunión.

Además, si dispones de varios números virtuales, puedes enrutar uno de ellos a la sala de conferencias y crear un número directo para proporcionárselo a tu cliente. Esta opción podrás configurarla desde el panel de la Centralita Virtual y también te permitirá la posibilidad de generar el acceso a la sala de conferencias mediante IVR. Por lo que el cliente únicamente deberá pulsar una opción para acceder a la reunión.

Una opción de futuro

Las reuniones telefónicas mediante una sala de conferencias seguirán estando vigentes en un mundo cada vez más digital. Aunque existan otras opciones disponibles como videollamadas, la facilidad del uso de una sala de conferencias, hace posible que sea una solución totalmente integrable con otras. Por lo que seguirá siendo una opción muy importante a tener en cuenta para las comunicaciones de tu empresa.

Ahora que el teletrabajo ha llegado para quedarse, la opción de contar con una sala de conferencias telefónica, te posicionará mejor frente a tu competencia. Proporciona una mayor accesibilidad, ya que es mucho más rápido y sencillo de usar que mantener reuniones mediante otras aplicaciones. Además, facilitará la comunicación no solamente con los miembros de tu equipo, sino también con todos tus clientes y colaboradores habituales.

Con una comunicación eficaz y accesible tu empresa ahorra en tiempo y gana en dinamismo. Lo que al final se traduce en una mayor productividad, y tanto el equipo como tus clientes estarán satisfechos y se sentirán más cómodos al ver lo fácil que es mantener una reunión telefónica.

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