[PODCAST] Consejos básicos para llevar el control de gastos

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En este nuevo episodio de Sage Advice Podcast, «Gestión empresarial como clave del éxito», aprenderás consejos básicos para saber llevar el control de gastos. 

  • En este episodio aprenderás a controlar tus gastos. El control de gastos es una actividad que te resultará cada día más sencilla.  
  • Descubre con Sage Advice Podcast algo que será muy útil en tu negocio y te aportará grandes enseñanzas.  

Lo primero que debes saber es que cualquier tipo de control, y el de gastos no es una excepción, tiene una ‘íntima amiga’, que se llama planificación.  

Lo es por dos motivos:  

  • Te permite tomar referencias para saber si tus gastos son muchos o pocos.  
  • Sirve para trasladar el control a decisiones en el futuro. Tener en cuenta decisiones futuras es clave para medir tu éxito. 

¡TUITÉALO! ¿Todavía no has escuchado el último episodio de Sage Advice Podcast? Joan Boluda te da consejos claves para saber llevar el control de gastos de tu negocio.

Analizar tu negocio 

Esa necesidad te llevará a analizar todo tu negocio. Imagina, por ejemplo, que tienes una carpintería y quieres controlar sus gastos. Deberás prestar atención a los gastos de aprovisionamiento de madera, los del local, las máquinas, los vehículos, los barnices, los intereses de la financiación, el personal, etcétera.  

Como es fácil de ver, prácticamente nada se escapa a la generación de gastos. Algunos son meros consumos del período en curso. Otros proceden de la imputación proporcional de la parte que corresponde de inversiones realizadas en otros períodos. 

Debes saber que el control de gastos es crucial para la rentabilidad y viabilidad de tu negocio. Tus beneficios se verán influenciados directamente por ellos. Así que escoge las mejores herramientas para controlarlos.  

¿Qué inversiones son rentables? 

Las inversiones son una pieza clave en la modulación de tus gastos. Siguiendo con el ejemplo de la carpintería imagina que todavía no la has abierto. Te planteas si comprar o no la máquina de última generación que es capaz de trabajar la madera mucho más rápido, con menos horas de trabajo y con más calidad.  

Si la compras, podrás optar a tener un local más grande y con mayor volumen de producción. Los gastos de personal no serán tan elevados como si tuvieses que trabajar con máquinas menos avanzadas. Sin embargo, el mayor tamaño del negocio te llevará a gastar más en rentas de alquiler del local, en los suministros de energía, en intereses de la financiación necesaria… y, por supuesto, en la amortización de tu flamante adquisición. 

¿Compensa? Esa elección solo la puedes tomar después de estudiar toda la información de tu negocio. Por eso, es importante tener una buena solución de gestión que, como Sage Contabilidad y Facturación, te ponga en la palma de la mano todos los datos que necesitas para tomar tus decisiones. 

Echarás cuentas y proyectarás cómo sería tu carpintería con más o menos clientes, con una mayor o menor consecución de objetivos de productividad, con unas u otras circunstancias de aprovisionamientos de materiales, repuestos de maquinaria, energía, etcétera. 

Proyección de futuro 

Con esas bases, comenzarás a proyectar cómo quieres que sea tu negocio y qué crees que le puede afectar. Llegarás a la conclusión de que, en cada escenario, será mejor tomar unas u otras decisiones. Y todo eso impactará en tus gastos y, por supuesto, también en tus ingresos. 

Más tarde, una vez cierres el ejercicio y veas los resultados finales, podrás comparar tus gastos con los previstos. Es casi seguro que algún aspecto no será como lo tenías pensado.  

Se presentarán cambios en tus inversiones. Debes analizar dichos cambios a través de la mejor información comercial y así tomar decisiones importantes para regular tu negocio. 

Análisis y reflexión para el control de gastos 

Piensa, por ejemplo, que compraste una máquina que trabaja muy bien un tipo de madera, pero que las condiciones del mercado han demandado emplear la de otro árbol. Y, con ese tipo de madera, los procesos tal como los llevas hasta ahora son muy costosos. En ese caso, verás muy elevados tus gastos. 

Precisamente en ese punto, comienza la parte más delicada del control de gastos. Tus gastos se han escapado y hay que tomar una decisión para regular el negocio. Tienes que recabar toda la información de tu taller de carpintería para poder valorar diversas opciones para corregir el rumbo de la empresa.  

Quizá te plantees una nueva inversión y necesitarás conocer el estado de tus finanzas. Si los cambios van a afectar a tus clientes, deberás disponer de la mejor información comercial. Habrás de saber si el equipo humano puede responder a los nuevos requerimientos. Lo mismo te pasará con los proveedores y mil y un aspecto más. 

Por tanto, lo más importante será poner en contexto los gastos que has tenido. De poco te sirve decir que han sido mayores que otros años o que otros competidores han tenido menos. Más bien, han de responder a la pregunta de si se han tomado buenas decisiones, la de qué es lo que se podría haber cambiado y la de cómo hay que actuar en el futuro. 

¿Y si los datos hubiesen sido buenos? Lo mismo. No debes caer en la autocomplacencia. Quizá haya habido oportunidades desaprovechadas para reducir tus gastos o, incluso, es posible que aún no estés preparado para un cambio de entorno. Casi siempre podrás extraer alguna enseñanza útil del control. 

Transiciones y decisiones 

En ese sentido, el gran desafío son las transiciones. Has tenido una determinada estructura de gastos, pero un nuevo entorno reclama que cambie. Siempre requerirás la información más completa para saber si la transformación planteada es posible. El control te ayudará a manejarla. 

Además, contar con herramientas que, como Sage Contabilidad y Facturación, te permiten mantener un control continuo y efectivo de tu negocio te ayudará a hacer un ajuste más fino.  

De hecho, ver en tiempo real cómo evolucionan tus gastos te permitirá regular tus decisiones mucho mejor. Puede que, por ejemplo, no puedas cambiar al instante los metros cuadrados de tu carpintería. Sin embargo, puede que quizás tengas margen para reorientar tus pedidos, organizar de otro modo tus procesos, dar alguna orden diferente a tu personal… 

En definitiva, el control de gastos aporta racionalidad a tu gestión. Irás acomodando tus decisiones a la luz de la experiencia y del análisis de tu actividad y su entorno. 

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Autor: Joan Boluda

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