Cómo elaborar un presupuesto de recursos humanos

¿Controlas los gastos de personal de tu empresa? ¿Sabes cómo optimizarlos? El presupuesto de recursos humanos es la clave.

  • Según Gallup, el coste de reemplazar a un empleado individual puede oscilar entre la mitad y el doble del salario anual del trabajador.
  • En el presupuesto de recursos humanos se pueden controlar los gastos de personal para evitar que aumenten y que la compañía se vea afectada.

El presupuesto de recursos humanos es esencial para cualquier organización. Es una herramienta que permite pronosticar situaciones futuras y planificar las acciones a realizar para cumplir los objetivos empresariales. Se pueden lograr metas como: prevenir un exceso de plantilla, ofrecer mejores condiciones laborales o reducir la rotación de personal.

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¿Qué datos necesitas para elaborar un presupuesto de recursos humanos?

Para elaborar el presupuesto de recursos humanos y tener un control sobre los gastos de personal se deben recopilar una serie de datos que son los siguientes:

  • Tasa de rotación que tiene la compañía.
  • Presupuesto previsto para la incorporación de personal.
  • Coste de la formación de la plantilla.
  • Coste de las nóminas y otros conceptos retributivos.
  • Previsión sobre el número de empleados que necesitará la empresa en cada momento.
  • Datos históricos del personal de cada departamento y de la empresa en general.
  • Objetivos que quiere alcanzar la empresa.
  • Información financiera de la compañía.

Con el presupuesto de recursos humanos se logran objetivos como prevenir excesos de contratación, retener personal, ofreciendo mejores condiciones laborales y reducir la rotación de la plantilla, entre otros.

Pasos a seguir para la elaboración de un presupuesto de recursos humanos

Para la elaboración de un presupuesto de recursos humanos eficaz se pueden seguir los siguientes pasos:

Define el tipo de presupuesto que quieres elaborar

Lo primero que debes saber es que, básicamente, existen dos tipos de presupuestos de recursos humanos que son los siguientes:

  • Presupuesto incremental. En este caso se parte de un presupuesto anterior y se añaden los costes que esté previsto realizar en el futuro. Con este tipo de presupuesto se reduce el tiempo de elaboración porque se parte de datos que existen.
  • Presupuesto desde cero. En este supuesto, sin embargo, se parte desde cero y se elabora el presupuesto partiendo de la información que tiene la empresa sobre los costes y los beneficios.

Recopila la información necesaria para el presupuesto

El siguiente paso consiste en recopilar toda la información que hemos visto en el apartado sobre los datos que se necesitan para el presupuesto. Para ello, deberás contar con la ayuda de otros departamentos como finanzas, administración, ventas o marketing.

Analiza los gastos de personal

Este es uno de los pasos más importantes porque deberás analizar cada una de las partidas de gastos de personal a incluir en el presupuesto:

  • Selección de personal y contratación.
  • Salarios, incentivos, seguros, dietas.
  • Formación de los empleados.
  • Evaluación de la productividad de los empleados.
  • Seguridad y bienestar de los empleados.

A continuación, deberás asignar un importe a cada partida considerando el histórico de los datos que hayas recopilado y los objetivos de la empresa a corto, medio y largo plazo.

Pasos a seguir para elaborar un presupuesto de recursos humanos: recopila información, elige el tipo de presupuesto, analiza los costes y asigna importes a cada partida, elabora un informe y preséntalo a dirección.

Elabora un informe y presenta el presupuesto a la dirección de la empresa

Para que el presupuesto sea revisado y aprobado por la dirección de la empresa, deberá ser fácil de analizar, por lo que es aconsejable que elabores un informe con la explicación de cómo se ha establecido el importe que se asigna a cada partida del presupuesto, los parámetros que se han tenido en cuenta y los objetivos que se quieren lograr.

El informe puede ir acompañado de gráficos que ilustren cada partida y deberá ser aprobado por la dirección de la empresa para su implantación.

Control de gastos de personal y elaboración de presupuesto de recursos humanos

La tecnología juega un papel esencial en el control de gastos de personal y en la elaboración de los presupuestos de recursos humanos. Un software de recursos humanos permite automatizar tareas y procesos como la recopilación de datos y la elaboración de informes, lo que ayuda a ahorrar a la empresa, tanto en recursos humanos como en materiales.

Todas las organizaciones deben dar al presupuesto de recursos humanos la importancia que merece como pieza indispensable en la estrategia de la compañía. Un presupuesto bien elaborado contribuye a la retención y atracción de talento y, por lo tanto, al bienestar de los empleados y a la productividad de la empresa.

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Autor: Arantxa Álvaro

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