Estos son algunos consejos sobre cómo puede utilizar las herramientas de su software de gestión para ahorrar tiempo y dinero.
Al utilizar un gestor de documentos empresariales, todos los documentos importantes de la empresa se almacenan en una ubicación centralizada a la que pueden acceder desde cualquier lugar los empleados que dispongan de los privilegios necesarios. En otras palabras, un documento puede abrirse siempre que un empleado lo necesite sin tener que dedicar tiempo para solicitarlo a otra persona.
3. Contratación, solicitudes de empleo e incorporación
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Además, los formularios web ofrecen una forma fácil de recopilar datos precisos. Puede estar seguro de que la información es correcta ya que ha transferido la entrada de datos a la fuente de información. Hay una lógica condicional integrada que orienta la realización del formulario en función de los datos que introduce el usuario. Si responden «sí» a una pregunta, el formulario les da más detalles. Si la respuesta es «no», los campos innecesarios no aparecen. Los formularios electrónicos también ofrecen resultados clasificables que permiten descartar a los candidatos que carecen de las competencias o credenciales necesarias.
¿Cómo le ahorra tiempo y dinero?
Cualquier proceso que convierta una tarea basada en papel en otra automatizada y digital, reduce el tiempo dedicado a tareas manuales y aumenta la eficiencia. En particular, la gestión de las solicitudes de empleo a través de su gestor documental le permite ampliar la red, tanto porque el proceso de solicitud se realiza sin fricciones como porque la base de datos centralizada de solicitudes de empleo que genera reduce el tiempo necesario para procesarlas.
Hacer que los nuevos empleados rellenen la documentación de incorporación de forma digital también puede ser beneficioso. Ayuda a garantizar que empiecen su nuevo puesto sin el inconveniente que puede suponer rellenar montañas de formularios y teclear la misma información una y otra vez. Evitar ese tipo de experiencia negativa antes de que empiecen ayuda a los nuevos empleados de su empresa a mantenerse motivados y a adaptarse más rápidamente a su nuevo lugar de trabajo.
4. Gestión de facturas
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¿Cómo le ahorra tiempo y dinero?
Procesar las facturas manualmente lleva mucho tiempo, requiere que varios empleados guíen los documentos a lo largo del proceso y se corre el riesgo de perder datos o introducir errores por el camino. Al cambiar a un gestor documental que facilite la gestión automática de facturas, su empresa ahorra significativamente en los gastos asociados a la gestión manual de datos, ya que las facturas pasan ahora por el proceso sin intervención humana. Por no mencionar que también puede beneficiarse de descuentos por pronto pago.
5. Integración con el correo electrónico y otras aplicaciones
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Sin automatización, las tareas se interrumpen a menudo y los empleados tienen que cambiar de programa para encontrar la información necesaria. Los gestores documentales modernos pueden crear integraciones sencillas con otras aplicaciones para que, por ejemplo, los documentos relacionados aparezcan en la pantalla de su ERP o software de contabilidad con un solo clic.
¿Cómo le ahorra tiempo y dinero?
6. Flujos de trabajo automáticos
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Los flujos de trabajo automatizados de los gestores documentales eliminan los procesos manuales de las tareas empresariales críticas, lo que permite aplicar reglas y enviar documentos de forma automática. Información que, de otro modo, podría estar fuera del alcance de quienes la necesitan. Con un gestor de contenido empresarial, todo aquel que tenga permiso para ver o editar un documento puede acceder a él al instante.
¿Cómo le ahorra tiempo y dinero?
Además, un flujo de trabajo automatizado mediante un gestor documental, garantiza que el control de versiones elimine la confusión causada por la circulación de documentos en papel o la dependencia del correo electrónico para trabajar en un mismo contrato, políticas y otros proyectos por varias personas. Disponer de una copia única de un documento centralizado, que puede consultar una persona a la vez y que es de solo lectura para todos los demás, significa no tener que volver a enfrentarse al problema de recopilar cambios manualmente o confiar accidentalmente en información obsoleta.
7. Procesos sin papel
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Las ventajas de eliminar el papel son ilimitadas. Como ya se ha mencionado, el acceso remoto a los documentos más importantes garantiza el futuro de su empresa en una economía que tiende cada vez más al trabajo a distancia, lo que permite a los empleados trabajar desde cualquier lugar y maximizar su contribución a los objetivos de su empresa.
¿Cómo le ahorra tiempo y dinero?
Según Roadrunner, el empleado medio utiliza 10.000 hojas de papel al año. Si tenemos en cuenta el coste del papel en sí y la tinta utilizada para imprimirlo, el ahorro que supone prescindir del papel es considerable. Pero cuando se tienen en cuenta las ineficiencias causadas por los documentos en papel extraviados, la duplicidad de esfuerzos y la información a la que no se puede acceder de forma remota, la decisión se convierte en una obviedad.
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