Si no es así, la mejor opción es implantar un sistema de gestión documental para que todo el mundo esté en la misma sintonía, independientemente del lugar de trabajo. Esto hará que los empleados colaboren sin esfuerzos adicionales, en cualquier momento, desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.
Ahora observe esta encuesta de Cisco. Trabajar a distancia, al menos parte del tiempo, es lo que quieren y esperan los empleados en este mercado laboral tan ajustado.
Fuente: Cisco Global Hybrid Work Study 2022 a 28,000 profesionales a nivel global
Imagine entonces lo que sus empleados lograrían si pudieran:
- Gestionar y compartir información desde cualquier smartphone, tablet o portátil.
- Participar en procesos de flujo de trabajo más rápidos y fluidos y evitar cuellos de botella.
- Eliminar la frustración causada por intentar colaborar con personas en ubicaciones remotas y trabajar sin límitaciones.
- Ser más felices y estar más comprometidos porque pueden elegir trabajar en el entorno que prefieren y en el que pueden destacar.
DocuWare dispone de todas las herramientas que se adaptan mejor a la forma de trabajar de sus empleados
Conectado 24/7
El aumento del formato de trabajo híbrido y los efectos del contacto limitado en persona, siguen transformando cómo y dónde se hacen los negocios. Una de las mejores formas de mantener conectados a los equipos internos y a sus clientes, socios comerciales y proveedores es a través de los dispositivos que tienen a mano. Acceder y revisar contratos y facturas de forma segura y poner en marcha flujos de trabajo son sólo algunas de las cosas que pueden hacer con la aplicaciones móviles de DocuWare.
Formularios electrónicos fáciles de crear y compartir
Con los Formularios de DocuWare y su intuitivas herramientas de diseño de fácil uso, es muy sencillo crear formularios online. Y puede hacerlo sin conocimientos de programación. Los formularios publicados se pueden abrir, rellenar y enviar desde cualquier dispositivo. Se elimina el tiempo dedicado a descifrar cualquier escritura a mano. Y puede estar seguro de que los datos son correctos porque ha trasladado la entrada de datos a la fuente de información. Los responsables del proceso reciben una notificación cuando se ha enviado un formulario y tienen visibilidad de los flujos de trabajo automatizados que ponen en marcha el siguiente paso del proceso.
Firmas electrónicas seguras y funcionales
¿Sabía que las firmas electrónicas suelen ser tan legalmente vinculantes como las que se firman en papel? El uso de una firma digital puede verificar que un documento es genuino e inalterado y confirmar la identidad del creador y del firmante. Aunque en su día fueron el estándar de oro, la llamada «firma húmeda» no puede hacer ninguna de estas cosas con certeza.
Es posible que no haya tenido en cuenta todas estas ventajas.
- Garantizar un nivel de seguridad avanzada mediante el cifrado de documentos y comunicaciones, el almacenamiento redundante en la nube y el diseño a prueba de manipulaciones.
- Uso de los registros de auditoría y funciones de creación de documentos automatizados para conectarse de forma segura con las partes interesadas.
- Permitir el control de versiones para asegurarse de que tiene el documento final firmado en el archivador.
- Mejora del acceso a los documentos en tiempo real para lograr la eficiencia del servicio al cliente, las ventas y otros departamentos.
- Mejorar la compatibilidad con los procesos remotos, incluido el uso de teléfonos inteligentes y tablets.
- Reducción de costes como en el uso de papel, el escaneo y el envío postal.
Si un sistema de archivos compartidos como Google Drive, SharePoint u otra solución rápida no es suficiente, es hora de conocer DocuWare, un sistema de gestión documental con todas las funciones, diseñado para adaptarse fácilmente a las necesidades de su empresa a medida que cambian y evolucionan. Dé el siguiente paso. Solicite una demostración gratuita.
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