Cómo aumentar la productividad de tu equipo (en 5 min. al día)

«¡Debo atender diez cosas diferentes a la vez!» exclamó mi cliente, Clara.

Como nueva líder, Clara quiere dejar de perder el tiempo y aumentar la productividad del equipo. Sin embargo, con tanto trabajo pendiente en su bandeja de entrada, es una un verdadero reto mantenerse en contacto con su equipo. Clara sabe que debe comprometerse como líder que acompaña (y no solo como jefa), ser solidaria y brindar orientación… Pero, sin convertirse en una microgestora.

«¡No tengo tiempo para hacer microgestión a nadie!», me dijo. Clara tiene que hacer muchos malabares y no tiene el tiempo suficiente para atender a todo lo que le gustaría atender. «Las reuniones semanales del personal se hacen muy largas y pesadas», continuó. «Necesito un mejor método para apoyar a mi equipo. Debido a que trato de mantenerlo atendido de manera puntual y eficiente, pero inevitablemente hay una serie de desafíos paralelos -casi diarios- que tengo que abordar fuera de la reunión».

Aproveché el momento para comentarle a Clara que hay un tipo diferente de reunión, que además le ayudaría a resolver la mayor parte de sus dolores de cabeza: Reunión de Pié. Su primera reacción a la palabra «reunión» fue horror, seguida de curiosidad (por lo «de Pié»).

Una Reunión de Pié es una colaboración diaria breve, idealmente de 5 a 15 minutos con su equipo con una agenda preestablecida, en la que nadie se sienta. Debido a que hay mucho por hacer, la mayoría de los gerentes se pierden en la rotación diaria y malgastan el tiempo tratando de hacer un seguimiento individual o por medios tradicionales más reaccionarios. Según mi experiencia como consultor en liderazgo, las Reuniones de Pié pueden brindar alivio a la mayor parte de los retos de productividad y eficiencia que suele padecer la gerencia de la mayor parte de las empresas.

 

Cómo perder tiempo y crear estrés:

Cualquier gerente, nuevo o incluso experimentado, puede -sin querer- perder el tiempo, cuando busca dar resolución individualizada. Si bien puede ser consciente de sus propias prioridades, ¿con qué frecuencia siente que realmente logró algo al final de la jornada?. La mayoría de mis clientes comentan sentirse abrumados, ansiosos y hasta «desconectados», porque se pierden en la complejidad de la resolución diaria de problemas.

Siempre hay mucho que hacer, y algunos métodos tradicionales de gestión de equipos pueden ser una real pérdida de tiempo. Las reuniones semanales, normalmente resultan demasiado largas o no suelen estar bien organizadas. También puede verse tentado a cometer el error de crear una cultura que se base en tu figura, para resolver todos los problemas de tu equipo a medida que surjan. La primera desventaja de este esquema cultural, es que desafortunadamente, los problemas no esperan hasta la reunión semanal para surgir. Por otro lado, los medios y métodos para informar, como los medios electrónicos resultan muchas veces demasiado impersonales, y tratar de hacer tiempo para cada individuo cada día de la semana, es una gran pérdida de tiempo y recursos.

Muchos gerentes están constantemente en modo de «reacción», en lugar de tener un método más consistente y en tiempo real para mantenerse al tanto de la productividad. Algunos recurren a formas de microgestión o adoptan un enfoque completamente opuesto, volviéndose independientes (aislados de la realidad colectiva). Cualquiera de los dos enfoques crea estrés y descontento dentro del equipo.

 

Lo bueno de las reuniones de pie:

Lo mejor de las reuniones de pie es que permiten definir la dirección del equipo y aumentar la productividad sin perder tiempo. Además, el corto período de tiempo invertido, alienta a las personas a mantenerse encaminadas (si la reunión se facilita adecuadamente). Lo más importante, una reunión de pie que funcione bien, permite el empoderamiento de los empleados. Alienta a tu equipo a resolver los problemas a su nivel cuando pueden, lo cual es música para los oídos de la mayoría de los gerentes.

 

Algunos puntos clave en las Reuniones de Pié (cómo distribuir los 5 min. de intervención):

  • Un informe personal de un minuto que esté bien enfocado y evidencia brevedad.
  • Un informe de problemas urgentes de dos minutos, que ayuda a eliminar las interrupciones de última hora en su agenda.
  • Un informe de un minuto sobre las prioridades y objetivos diarios (o semanales) que el gerente puede revisar rápidamente. Aún mejor si el equipo establece las prioridades y objetivos y se ajusta dinámicamente, según sea necesario.
  • Un «momento increíble» de un minuto donde cualquiera puede reconocer a otro miembro del equipo por su gran trabajo.

Una reunión bien organizada con estos puntos clave de la agenda reducirá el peso y tiempo invertido en sus reuniones regulares de personal, lo que a menudo dará como resultado una experiencia más organizada y oportuna para todo el equipo.

 

 

Errores comunes en una Reunión de Pié:

Lamentablemente, hay muchas maneras de que una reunión de pie se convierta en un gran desastre. Uno de los mayores errores es tratar de lograr demasiado en una reunión. Tu reunión de pie no debe durar más de 30 minutos como máximo. Idealmente, como se ha dicho, solo 5 a 15 minutos. De lo contrario, pierde todo sentido como estrategia productiva.

 

6 Reglas de la Reunión de Pié:

  1. Sé breve o vete. La reunión de pie no es el momento para detalles obsesivos o una discusión profunda.
  2. Usa el «principio de aparcamiento». La clasificación de elementos o temas fuera del tema principal, que necesitan más discusión, es fundamental «aparcarlos», para mantener la reunión de pie centrada en el objetivo.
  3. Establecer elementos de acción. Al final de la reunión, establece elementos de acción para abordar cualquier cosa que deba ser atendida.
  4. Mantente dentro de los puntos. No intentes incluir más temas ni permitas que la gente divague. Facilita la reunión sabiamente para cosechar las recompensas.
  5. Cumplir con la agenda. Está bien cambiar la agenda, pero es importante cumplirla. La agenda es un arma mágica contra los que pierden el tiempo y los descarriladores de temas.
  6. Asignar roles. Tener un anotador y alguien para establecer elementos de acción. Dale responsabilidad a otros miembros del equipo para ayudar a fomentar una cultura empoderada.

 

Deja de perder el tiempo y aumenta la productividad del equipo:

Como gerente, es tu trabajo dar un toque de atención cortésmente sobre lo que está fuera de tema o que merece mayor discusión en otro momento. Un gran error que comete la gente es tratar de resolver problemas en una reunión de pie. Estas reuniones incluyen a todos, pero la mayoría de los problemas no necesitan que todos los resuelvan. Establece quién debe enfocarse en cada tema (fuera de los puntos principales) y permite que los colaboradores fijen un tiempo para hacerlo después de la reunión.

Aunque Clara al principio se mostraba escéptica, rápidamente descubrió que sus reuniones de pie diarias liberaban horas de tiempo durante la semana. «Ahora estoy mucho más en contacto con mi equipo y me siento realmente productiva», dijo con alivio. «No siento que esté apagando fuegos todo el tiempo».

Si se maneja bien, la reunión de pie puede ser la herramienta multifuncional, que no solo te ayudará a mantenerte en el camino correcto junto a tu equipo, sino que también ayuda a la transparencia del trabajo, permitiendo que los miembros del equipo resuelvan problemas a su nivel. Da una cómoda visión gerencial e incentiva a un liderazgo de apoyo recíproco.

 

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